Avis aux entreprises : savez-vous combien de temps vous êtes autorisés à conserver vos documents sensibles ?

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Au sein d’une société ou d’un établissement public,  il y a un certain nombre de documents confidentiels. La durée de conservation de ces derniers est déterminée par des textes de lois.

Détruire les informations confidentielles au destructeur de documents est obligatoire, une fois le délai expiré.

Les documents qui ne comportent aucune informations confidentielles peuvent être conservées par les entreprises privées ainsi que les établissements publics aussi longtemps qu’ils le souhaitent.

En revanche, à partir du moment  où les documents contiennent des données sensibles, ces-derniers doivent être détruits via un destructeur de documents.

L’État se réserve le droit d’effectuer des contrôles réguliers, les délais étant déterminés par des textes de lois.

La durée de conservation des documents confidentiels est déterminée selon 2 critères :

-          La nature à laquelle ils appartiennent

-          Les obligations légales qui s’y rapportent

Il est impératif de protéger les informations confidentielles en les détruisant via à un destructeur de documents professionnel, une fois les délais de conservation expirés.

Retrouvez ci-dessous un florilège des délais de conservation des différents documents professionnels :

Documents civils et commerciaux

Type de documents Durée de conservation
Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale,
correspondance commerciale
5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Dossiers d’avocats 5 ans à partir de la fin du mandat
Documents bancaires : talons de chèques, relevés bancaires… 5 ans

Pièces comptables

Type de documents Durée de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Type d’impôts Durée de conservation
Impôts sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)
et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilités limitées
(exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)
6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans

 

Documents sociaux : sociétés commerciales

Type de documents Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association
> le cas échéant, pièce modificative de statuts
5 ans à partir de la perte de personnalité morale
> où radiation du RCS
Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société         + les documents de la société absorbée 5 ans
Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires au compte Les 3 derniers exercices

 

Gestion du personnel

Type de documents Durée de conservation
Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes,
soldes de tout compte, régimes de retraites..
5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d’astreintes et
de leur compensation
1 an

 

 

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