Bien organiser une réunion à la dernière minute

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Pour organiser une réunion bien réussie, plusieurs paramètres importants entrent en ligne de compte nécessitant 3 à 4 semaines de préparation. Pourtant, il se peut qu’on n’ait pas suffisamment de temps pour mettre en place les divers préparatifs. En voici quelques conseils utiles pour bien organiser un évènement professionnel à la dernière minute.

Bien définir les buts de la réunion

Attribution confuse des tâches et des responsabilités, manque de ponctualité des participants… tels sont les résultats d’une mauvaise préparation d’une réunion professionnelle. C’est pourquoi il est primordial de prendre tout le temps qu’il faut pour préparer une réunion. Mais si le temps nous manque, il faut savoir s’organiser. Avant toute chose, il faut d’abord se demander de l’objectif de la réunion et ses finalités. On doit bien analyser et préciser de ce qu’on attend de la réunion avant de définir les instructions, les thèmes abordés ainsi que les démarches. Il faut également veiller à ce que la réunion ne dure ni trop vite ni trop long. L’idéal est de le faire en 60 minutes étant donné que l’attention baisse naturellement après les 52 premières minutes.

Bien choisir le lieu de la réunion

De manière plus générale, les séminaires de dernières minutes sont destinés à aborder des sujets urgents et importants. Mais il faut se rendre compte également qu’ils peuvent empiéter sur l’emploi du temps des collaborateurs. Ceci dit, il faut donc faire en sorte que la réunion se passe dans les meilleures conditions possibles afin de minimiser le taux de déclination de l’invitation. Parmi les critères à prendre en compte lors de ces préparations de dernières minutes, le choix de la salle en est la principale. Nombreux sont les prestataires qui proposent des offres de location de salle de réunion de dernière minute. Il suffit de choisir ce qui convient à la réunion : galerie d’art, showroom ou encore un loft industriel.

Bien choisir les participants

La réussite d’une réunion professionnelle dépend en grande partie des participants. Il faut que les personnes invitées comprennent les instructions et les finalités et non en les faisant passer des heures à se demander sur la raison de leurs présences. En effet, si l’on fait appel à l’improviste aux personnes qui n’ont aucune raison d’être présentes dans la réunion, on risque de réveiller leurs mépris. Comme on n’a pas assez de temps pour contacter tous les collaborateurs et professionnels qui se trouvent à l’autre bout de monde, il faut inviter seulement les personnes les plus importantes. Par exemple, si l’on doit organiser une réunion dans le but d’analyser une anomalie sur les activités de l’entreprise, on doit inviter des experts techniques, des experts fonctionnels et des développeurs. Par contre, si la réunion consiste à trouver une bonne orientation pour l’entreprise pour un projet à long terme, la participation des personnes aptes à prendre des décisions importantes est requise.

Bref, organiser une réunion réussie à la dernière minute est bien possible même s’il semble difficile à réaliser. Il suffit de savoir s’organiser et de faire appel aux prestataires capables d’offrir des services de haute qualité dans une courte durée.

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