Vous appréhendez l’organisation d’un événement professionnel dont vous avez la charge ? Rassurez-vous, cette responsabilité n’est pas si compliquée à assumer, à condition de s’y prendre correctement. De la définition du budget à la commande des bracelets événementiels (à voir sur ce site spécialisé), voici nos conseils pour réussir votre séminaire.

Quels sont les objectifs de ce séminaire ?

La première chose à faire avant de vous lancer dans l’organisation de votre séminaire, c’est bien sûr d’en définir la portée. Si vous vous lancez dans la programmation de cette date importante sans savoir pourquoi, il y a de fortes chances pour que vous commettiez des erreurs. Parfois, une préparation hasardeuse peut donner lieu à des situations incongrues voire désobligeantes, qui marquent durablement une réputation au sein de l’entreprise…

Il s’agit de poser les bonnes questions. A quoi va servir cet événement professionnel ? Est-il prévu pour préparer le lancement d’un nouveau produit, ou partager le bilan positif de l’année écoulée ? Doit-il simplement avoir lieu pour améliorer la cohésion entre vos équipes ?

Maîtriser pleinement les enjeux de ce rassemblement vous permettra de l’anticiper de la meilleure façon possible. Vous serez en mesure de faire les bons choix, tout en satisfaisant à la fois la direction et vos collaborateurs.

Etablir un budget réaliste

Il convient ensuite de définir la somme à allouer à cet événement professionnel. Les éléments à prendre en compte sont nombreux. En premier lieu, vous pouvez opter pour vous offrir les services de professionnels de l’événementiel. Vous en remettre à l’expertise de véritables spécialistes vous ôtera un poids de l’épaule. Vous serez sûr de faire mouche à tous les coups.

Vous devez également prendre en considération l’endroit et la période où se déroulera ce rassemblement. S’il a lieu dans une salle ou un espace éloigné de votre lieu de travail habituel, il faudra prendre en compte le coût du trajet pour tous les participants(cliquez ici pour en savoir plus). De plus, si votre société reste longtemps sur place, vous devrez prendre en compte les nuits d’hôtel et les journées de location de salle.

Disposez-vous déjà des équipements dont vous aurez besoin lors de cet événement professionnel ? Ordinateurs, micros, projecteurs, mobilier et lumières sont autant d’éléments qui pèseront sur la facture finale du séminaire.

Donnée fondamentale, le nombre de participants doit bien évidemment être connu. Il déterminera non seulement l’espace requis pour le bon déroulement de ce rassemblement, mais aussi celui des couverts, le montant de la nourriture et des nuits d’hôtel.

Prévoir, anticiper, prévenir

Tout se joue en amont. Vous devez vous y prendre à l’avance, afin de ne pas être pris de court. Profitez de votre longueur d’avance pour mettre en place une véritable stratégie de communication auprès de vos collaborateurs.

A l’avance, préparez un planning qui permettra à chacun d’en savoir plus sur le déroulement du séminaire. Répertoriez l’heure des réunions, des pauses, des activités prévues pour l’occasion. Durant les semaines qui précéderont le jour J, faites circuler ce calendrier parmi vos collaborateurs. Faites en sorte qu’un maximum d’entre eux soit mis au courant au plus tôt, afin que chacun soit en mesure de se libérer et d’être présent.

Vous pouvez bien sûr vous aider d’internet et des réseaux sociaux, qui sont encore le meilleur moyen pour informer le plus grand nombre en un laps de temps relativement bref. C’est également un accès rapide et simple aux renseignements essentiels tels que l’adresse, la date, le plan d’accès ou encore le dress code.

Si vous vous assurez de peaufiner jusqu’aux derniers détails en prenant votre temps, vous êtes sûr de réussir cette organisation.