Entreprise : optimisez la gestion de vos colis

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Pour les entreprises, la livraison des colis est une étape qui revêt une grande importance dans le processus de vente. Il est donc primordial de ne négliger aucun des aspects liés aux colis, comme la réduction du risque de casse, les conditions de stockage, l’emballage… La qualité de service d’une entreprise passe indéniablement par une préparation efficace des commandes. Pour optimiser la gestion vos colis, et assurer une efficacité à long terme, voici quelques règles à suivre.

En quoi consiste la gestion des colis ?

Même si le processus de gestion des colis peut être long et fastidieux, il permet à long terme à l’entreprise d’être plus efficace, et de gagner en confiance. Il faut savoir qu’un incident de livraison peut avoir des conséquences fâcheuses en termes de relation avec le client, de paiement de dédommagements, et de détérioration de l’image de l’entreprise.

En partant de ce principe, le stockage des colis doit être organisé de manière à s’y retrouver facilement, pour que la livraison soit la plus efficace et la plus rapide possible. La logistique colis représente moins de 10% de la charge de gestion totale, donc ce n’est pas une contrainte budgétaire pour l’entreprise. Cependant, elle peut devenir un réel handicap si elle n’est pas intégrée dans la stratégie globale, en raison des enjeux sur la relation client.

L’organisation interne des colis est un processus qui fait partie intégrante des services rendus, et doit bénéficier des mêmes outils de tarification et de modélisation que les autres aspects de l’activité.

Anticiper et prévoir les attentes des clients

Afin d’être capable de mettre en place un processus de livraison efficace, il est primordial d’assurer une gestion des stocks qui prend en considération l’espace qui est mis à disposition. L’entreprise doit être capable d’analyser les chiffres des précédentes périodes pour organiser les futures ventes et prévoir les approvisionnements.

Ce travail en amont permet d’anticiper la demande des clients et les commandes auprès des fournisseurs, en identifiant les articles les plus vendus. Par ailleurs, certaines périodes de l’année sont connues comme étant de pics du e-commerce. Il est donc important que l’entreprise détermine précisément ces dates clés afin d’encaisser la montée en charge des volumes de marchandises.

Tous ces facteurs doivent être pris en considération dans la prévision de toute la logistique nécessaire, autant en ressources humaines, qu’en temps et en fournitures d’emballage. La réussite de la gestion des stocks passe obligatoirement par une planification efficace.

Un bon système de prévision doit prendre en considération la répartition géographique des clients, les délais et les modalités de livraison, la traçabilité des commandes et les éventuels retours. Une application mobile et un site web efficace sont de véritables atouts en faveur d’un suivi efficace des colis.

C’est avec une planification rigoureuse que l’entreprise peut déterminer les modalités de transport adaptées et proposer un niveau de prestation spécifique.

Organiser et optimiser l’espace de stockage

Pour éviter la multiplication des erreurs fréquentes comme l’inversion de commandes ou un mauvais étiquetage, il est préférable de prendre le temps nécessaire, en réfléchissant soigneusement à l’organisation des marchandises.

Dans le but de minimiser les risques d’erreurs, l’entreprise doit organiser l’espace de préparation des commandes de manière optimisée. Ainsi, un espace dédié doit être réservé à la commande, en faisant attention à ne pas mélanger les actions de préparation et de vérification. Il est ainsi possible de créer un espace distinct pour chaque action, en le délimitant par des marquages au sol par exemple. Par ailleurs, il convient de poser les fournitures et les outils nécessaires dans chaque espace séparément, et de regrouper les commandes par lots, pour éviter la perte de temps.

L’installation d’étagères est une astuce de rangement efficace qui permet de classer les colis de manière à les retrouver facilement. Ensuite, un système de classification doit être instauré, comme l’ordre alphabétique, ou un code spécifique à chaque boîte, ou la date, ou alors une combinaison logique de plusieurs informations.

Pour garder un œil sur votre stock et le contrôler en temps réel, il est primordial de se munir d’un logiciel de système de gestion de contenu (CMS), qui permet d’avoir des chiffres exacts sur l’utilisation du stock. N’hésitez pas à prévoir plusieurs zones de stockage pour chaque canal de vente ou plateforme que vous utilisez.

Adapter la stratégie logistique aux besoins

L’activité logistique doit être dimensionnée selon le nombre de commandes à traiter et le volume des articles stockés. La surface de l’entrepôt dédié est proportionnelle à ces critères, et la logistique associée peut être petite, structurée, ou industrialisée.

La petite logistique est suffisante quand le nombre de colis à expédier ne dépasse pas 50 par jour. Elle ne nécessite pas de règles d’adressage complexes, et les employés de l’entrepôt peuvent jouer plusieurs rôles sans que cela ne soit préjudiciable.

Au-delà de 50 colis par jour, la petite logistique est vite dépassée et l’entreprise doit passer à un niveau plus haut, à savoir la logistique structurée. Dans ce cas, l’entrepôt est plus professionnalisé, strictement ordonné, et chaque employé est spécialisé dans une tâche spécifique.

Si l’activité d’expédition de commandes dépasse les 1000 colis par jour, l’entreprise doit passer par un processus d’automatisation et de robotisation de sa gestion. L’optimisation du traitement des commandes se fait à l’aide d’un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS).

Enfin, il est important de noter que toute l’activité logistique peut être externalisée en la sous-traitant chez des sociétés spécialisées.

Soigner l’emballage des colis

L’emballage industriel est l’un des aspects les plus importants de la gestion des colis en entreprise, il faut qu’il soit résistant et adapté au type des produits qui se trouvent dans le carton ou la boîte. Le premier aspect à prendre en compte est le choix de la taille des boites, qui doit être la plus proche possible du contenu.

Il est alors important de commander les bonnes fournitures d’emballage, pour que votre entreprise soit toujours équipée, et qu’elle établisse les bons standards. Plus la procédure d’emballage est claire et précise, plus sa prise en main par du nouveau personnel sera rapide et aisée.

Avant d’entamer l’emballage des colis, l’entreprise se doit d’identifier tous les aspects : nature des articles à envoyer et leur nombre, lieu et date de livraison et moyens de transport. Pour que l’emballage soit réussi, plusieurs critères doivent être réunis.

Choisir un emballage adapté

Le client ou le consommateur qui reçoit une commande est généralement soit déçu soit agréablement surpris à la seule vue du colis de l’extérieur. C’est pour dire combien l’emballage doit être choisi avec le plus grand soin. Ainsi, il est primordial de penser au type du carton ou de la boite à utiliser pour que le colis ne soit pas abîmé ou enfoncé quand il arrive à destination.

Choisir entre caisse, pochette, tube, ou boîte en carton se fait en fonction du type des produits à envoyer. Un article textile par exemple peut être emballé dans une pochette en plastique, tandis qu’un produit fragile a besoin d’un emballage résistant.

Caler les articles

Après le choix de la nature et de la taille de l’emballage, il faut penser à stabiliser les produits dans la caisse. Plusieurs types de calages peuvent être utilisés : papier kraft, papier bulle, mousse… Si plusieurs marchandises sont posées dans le même colis, les objets eux-mêmes peuvent se caler les uns avec les autres, selon leur forme.

Fermer le colis

La fermeture peut se faire à l’aide d’un ruban adhésif, qui doit être large et solide, ou avec une méthode de cerclage. Cette dernière est recommandée pour les envois par transporteur et non par la poste.

Étiqueter clairement les colis

Les étiquettes peuvent être imprimées par lots, par catégorie de commandes, ou par transporteur. Cette méthode présente l’avantage d’augmenter l’efficacité des envois et de limiter les erreurs humaines. L’endroit où l’étiquette est collée doit être la même pour tous les colis, par exemple sur une face large, pour faciliter leur lecture par les scanners de codes-barres.

Afin d’associer le bon article à la bonne commande, il faut procéder de manière méthodique et éviter toute précipitation, qui pourrait être préjudiciable. Répartissez les produits par commande, utilisez un scan si votre entreprise en est équipée, et usez de vigilance à chaque étape. Une vérification peut être nécessaire en amont, afin de vous assurer que tout a été emballé correctement.

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