Le secrétariat téléphonique médical : Une solution de plus en plus appréciée par les professionnels de la santé

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Le secrétariat téléphonique médical est une solution que les professionnels de la santé tels que les médecins généralistes, les dentistes, les cardiologues et autres adoptent pour faciliter leur organisation. Il peut être exercé sur le lieu de travail du praticien ou à distance.

Les missions de cet opérateur sont les mêmes que celles du secrétaire traditionnel. En lisant cet article, découvrez les différentes tâches qui reviennent à un secrétaire téléphonique médical.

La réception d’appel

Le télésecrétaire médical reçoit des appels venant des patients du cabinet pour lequel il travaille. Il doit être disponible pour chaque appel entrant. On entend par « disponible », ne pas être déjà en ligne avec une autre personne. Il doit pouvoir répondre au téléphone avant la cinquième sonnerie.

La gestion d’agenda

Le secretariat telephonique medical peut inscrire, consulter et modifier votre agenda en fonction des appels et des demandes qu’il reçoit des patients. Il leur communique la date, l’heure à laquelle vous êtes libre. Le télésecrétaire médical peut accéder à votre agenda à tout moment.

Portrait d'une femme souriante avec un micro-casque

La prise et envoi de messages

Un secrétaire téléphonique médical peut aussi prendre et envoyer des messages, sans oublier de préciser le nom, le prénom, le numéro de téléphone, la date, l’heure du message et le motif de l’appel. Vous pouvez également lui demander d’envoyer des messages pour vos correspondants.

Le filtrage des appels

Le filtrage des appels fait partie des missions du télésecrétaire médical. Cela consiste à mettre le praticien en relation avec le patient qu’il est libre d’accepter ou de refuser l’appel. S’il refuse, le secrétaire téléphonique médical prend des messages et le transmet par la suite au collaborateur.

Il est aussi possible de vous attribuer un numéro pour recevoir des appels sur votre ligne directe et de vous laisser des messages.

La création d’une fiche contact d’appelant

Ce professionnel du télésecrétaire médical peut également créer des fiches pour tous vos contacts. Vous y trouvez toutes les informations nécessaires sur votre patient. Vous pouvez renseigner vous-même ces fiches si vous recevez en appel vos patients.

Le rappel de rendez-vous par sms

Un télésecrétaire médical propose aussi le service de rappel de rendez-vous par sms en cas d’oublie ou de changement de dernière minute. Le rappel est pour le praticien et pour le patient.

Le tarif des services d’un secrétaire téléphonique médical

Le tarif d’un secrétaire téléphonique médical varie en fonction des services proposés. S’il s’agit d’une messagerie, il est calculé selon la fréquence : 30 appels, 100 appels, 250 ou + 250 appels. Ce service inclut le message d’accueil personnalisé, le répondeur personnalisé, le transfert d’appels et la prise de message avec envoi par e-mail.

Vous pouvez aussi opter pour la formule Rdv/Agenda. Il est fixé à 1 500 euros par mois. Le message d’accueil personnalisé, le répondeur personnalisé, le transfert d’appel, la prise de message avec e-mail et la prise de rendez-vous avec agenda en ligne sont compris dans ce tarif. Vous pouvez également adopter la formule secrétaire dédiée. Elle s’élève à 4 500 euros par mois.

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