Coffre-fort numérique, la solution pour la gestion de documents en entreprises

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Depuis quelque temps, beaucoup d’entreprises fournissent des bulletins de paie électroniques sans avoir préalablement recueilli l’accord de leurs travailleurs. Cependant, il est précisé par la loi que l’employé a l’obligation de pouvoir demander ses bulletins de paie numérisés à travers un coffre-fort électronique et à partir de son compte personnel d’activité. Ce compte a vu le jour le 1er janvier 2017.

Un coffre-fort numérique, c’est quoi exactement ?

Un coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique est une plateforme numérique sur laquelle une société peut placer ces dossiers justificatifs. Autrement dit, il s’agit d’une espace de stockage numérique protégé ou un espace sur internet où l’on peut archiver ou stocker ou encore consulter des données numériques privées ou sensibles.

Pratiquement, comment ça marche ?

Après avoir placé le bulletin de paie dans cet espace de stockage numérique du travailleur, il reçoit un message dans son email l’informant sur son temps libre avec un lien URL. Il est possible de profiter d’internet pour le compulser. Le salarié a alors le droit de le visionner d’une façon directe en se servant de son mobile ou de son ordinateur, après avoir rempli le champ identifiant et le mot de passe. Si l’employé s’écarte de l’entreprise, personne d’autre que lui ne parviendra jamais à avoir accès à son coffre fort.

Le service RH, quel profit ?

En ce qui concerne le service RH, l’avantage est de terminer l’emploi récurrent à faible à valeur ajoutée que sont le travail d’impression, la tâche dans une machine de mise sous pli, la répartition postale ou manuelle ainsi que le stockage des bulletins de paie. Vous pourrez vous focaliser sur votre métier de base.

Vous avez aussi le droit d’avoir un espace d’administration de la totalité des dossiers RH où tous les renseignements concernant chaque employé sont organisés à travers un plan de classification. Quelques solutions offrent également des services supplémentaires. Ces services peuvent être une signature électronique à une validité prouvée et reconnue comme avenants, contrats de travail, etc.

Des économies pour l’entreprise

Le bulletin dématérialisé permet à l’entreprise de gagner du temps et surtout de l’argent. Elle était jusqu’alors dévouée à l’impression de ces bulletins à format papier, ses pliages de ce format et leur mis sous enveloppe. Il fut aussi un temps où les calculs étaient effectués manuellement ou via une plieuse et il fallait effectuer le timbrage et l’envoi.

Que dit la loi ?

Faites attention ! Vous n’avez pas le droit de fixer votre choix de coffre-fort numérique sur n’importe quelle solution informatique. Celle-ci doit montrer une certaine assurance déterminée par la loi, relativement à l’honnêteté, la disponibilité, le secret des données ainsi que leurs accessibilités. De nombreuses solutions sont présentes sur le marché, il faut vérifier qu’elles correspondent totalement aux normes en vigueur et au cadre légal. Il faut savoir aussi qu’il y a un référentiel en rapport au service de coffre-fort publié par la Commission nationale de l’informatique et des libertés, abrégé de la CNIL. Ce référentiel permet à cette structure d’attribuer à des labels les solutions conservant le traitement des données individuels.

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