Comment externaliser votre secrétariat ?

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Avec la révolution technologique et des techniques, il est devenu possible d’externaliser tous les différents services à la clientèle d’une société et même le secrétariat. En effet, de nombreuses agences spécialisées offrent leurs services aux entreprises dans le domaine de l’externalisation de leur secrétariat. Celles-ci proposent entre autres la gestion d’agenda personnalisée, l’accueil rapide des clients, le filtrage des appels ou le transfert vers le service ou la personne adaptée, la transmission des informations aux clients…

Les raisons d’externaliser son secrétariat

Il existe différentes raisons pour lesquelles les entreprises font appel à des agences spécialisées dans l’externalisation. Parmi celles-ci, nous pourrons citer le manque de temps pour la gestion de certaines tâches du quotidien, le manque de compétence de certains services de secrétariat, le manque de personnel dû à départ d’un salarié, ou encore le manque de moyens financiers pour l’embauche d’une nouvelle secrétaire. Outre cela, certaines entreprises ne veulent pas s’encombrer de formalités et démarches incombant pour le recrutement de nouveaux éléments. Ainsi, les services de secrétariat externalisés offrent la possibilité de répondre à tous ces besoins en proposant différents services comme la gestion d’agenda personnalisée.

Les avantages de l’externalisation des tâches de secrétariat

L’externalisation des tâches de secrétariat à une agence spécialisée ou une secrétaire indépendante offre de nombreux avantages. En effet, sous-traiter les tâches chronophages offre la possibilité aux entreprises de se focaliser sur le cœur de leur activité. Ainsi, celles-ci n’auront plus à se préoccuper de :qui répond aux appels téléphoniques ?Qui saisit les documents ?Qui est en charge de la gestion de l’agenda ? Généralement, une seule personne peut s’occuper de toutes les tâches de secrétariat d’une entreprise, cette secrétaire à distance sera en charge de la gestion d’agenda personnalisée, la prise de rendez-vous, la saisie des documents administratifs de l’entreprise, le suivi des commandes et des livraisons, ainsi que le classement des dossiers. Concernant les gains significatifs de l’entreprise optant pour cette externalisation, en voici quelques-uns :

— Charges sociales simplifiées puisque l’entreprise n’aura pas à gérer d’indemnités de précarité, de congés payés ou congés maladies, mais n’auras pas également à payer de TVA

— Gain d’argent puisque la rémunération s’effectue par rapport au travail réalisé et non pas aux heures de travail

— Maîtrise du budget grâce à un non-engagement de durée étant donné que l’entreprise décide du nombre d’heures de travail des télésecrétaires selon ses besoins que ce soit une heure, plusieurs heures, un jour ou une semaine par mois

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