Dématérialiser les notes de frais : une étape essentielle pour améliorer la gestion des dépenses en entreprise

gestion des dépenses en entreprise

La prise en charge des frais professionnels est une vraie problématique dans de nombreuses entreprises. Beaucoup d’enseignes ont adopté un système de note de frais pour rembourser les collaborateurs. Dans certains cas, cela peut toutefois démotiver les salariés. Pour mieux gérer les dépenses de sa société et satisfaire ses employés, il est conseillé d’opter pour la dématérialisation.

Les soucis rencontrés en matière de prise en charge des frais professionnels

Au sein de la plupart des entreprises, les commerciaux s’acquittent eux-mêmes de leurs dépenses lorsqu’ils partent en voyage d’affaires. Ils doivent simplement demander des factures au moment de chaque payement. Ces pièces seront ensuite remises au responsable financier. Ce dernier calculera alors le montant que la société doit rembourser à l’employé.

Dans la pratique, cela pose un certain nombre de problèmes. Lorsque le salarié ne dispose pas de ressources suffisantes, sa mission peut être mise en péril. En outre, la validation et la gestion des notes de frais est souvent un long processus et le remboursement n’aura lieu qu’après plusieurs semaines. Dans certains cas, cela empêchera la personne concernée de se rendre sur terrain. Il préférera attendre que les sommes dues soient payées avant de partir en déplacement pour le compte de son employeur.

Aujourd’hui, dématérialiser les notes de frais constitue une solution pour résoudre tous ces problèmes. Cela permet d’ailleurs d’optimiser la gestion des dépenses. Les dirigeants peuvent se procurer des cartes bancaires corporate auprès des établissements spécialisés. Ces cartes seront associées au compte de la compagnie et elles seront distribuées aux collaborateurs.

Pourquoi utiliser des cartes de payement en entreprise ?

Les cartes de payement permettent de prendre en charge les frais professionnels de ses salariés. Le chef d’entreprise peut allouer un certain budget à chaque service et contrôler les dépenses grâce à une interface dédiée. Le dirigeant obtient toutes les informations concernant les transactions effectuées par ses employés. Ainsi, on arrive àadopter un modèle de note de frais clair. Si un retrait a été réalisé, le gérant recevra une notification. Ce qui réduit les risques de vols et contribue à responsabiliser les salariés.

Utiliser une carte virtuelle est aussi conseillé aux responsables des achats qui doivent régulièrement commander des articles sur internet. En effet, ces moyens de payement permettent de sécuriser les finances de la compagnie. Un IBAN différent sera utilisé lors de chaque transaction. Si les coordonnées bancaires ont été dérobées par une personne malveillante, le compte de l’entreprise sera tout de même à l’abri. Ce qui évite d’avoir de mauvaises surprises.

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