Gérer une agence implique une variété de tâches différentes, l’une d’entre elles étant de gérer les clients qui ne paient pas à temps. C’est l’un de ces sujets difficiles dont les gens d’affaires ne parlent pas souvent, mais aujourd’hui, nous le faisons. Il est important de mettre en place des mesures lorsque les clients ne paient pas afin que vous ne soyez pas coincé au milieu. Bien que cela dépende en fin de compte du client, il existe des actions positives et négatives pour assurer un paiement en temps opportun. Pour vous aider dans des situations difficiles, voici quelques astuces.

Expliquez clairement à votre client qu’il est temps de payer

Jusqu’à présent, vous avez peut-être eu une relation plus décontractée avec votre client concernant le paiement, car cela n’a pas été un problème.

Si vous ne les avez pas tenus à respecter les délais de paiement auparavant, il est maintenant temps de réinitialiser les attentes. Soyez toujours poli et faites-leur savoir qu’il n’y a rien de personnel. Cependant, indiquez clairement que c’est votre gagne-pain et que vous êtes un professionnel. Vous vous attendez donc à être payé rapidement, comme ils le feraient pour n’importe quelle grande entreprise.

Il faut toujours discuter avec les mauvais payeurs. Faites-leur savoir que vous ne continuerez pas à travailler pour eux s’ils ont des factures en souffrance avec paiement et que vous ne voulez pas avoir à prendre des mesures plus sérieuses. Il est normal à ce stade d’être vague sur les mesures les plus sérieuses que vous prendriez parce que vous essayez de conserver la simplicité.

Adoptez une communication claire

Quelle que soit la façon dont vous gérez les problèmes de paiement, une communication claire avec les mauvais payeurs est cruciale. C’est le changement le plus important que vous puissiez apporter aux clients qui ne paient pas à temps. Il commence lors de l’examen de la proposition et du contrat. S’assurer que votre client comprend les conditions de paiement avant de signer peut aider à minimiser les problèmes de communication.

Une communication claire doit ensuite se poursuivre pendant toute la durée du contrat. Cela inclut les livrables, les retards et la manière dont votre facture est livrée. L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet de rester organisé, mais chacun a ses particularités. Il est important d’être proactif sur tous les problèmes ou points du processus où ils peuvent avoir des questions.

Cela ne s’applique pas qu’à vous. Toute votre équipe doit se concentrer sur la création d’une culture de communication forte et claire. Leur donner la liberté et les outils peut leur permettre de favoriser la communication avec leurs clients.

Soyez persistant

Continuez à contacter les mauvais payeurs pour qu’ils se rendent compte que le problème ne disparaîtra pas s’ils l’ignorent. Vous devez les contacter environ deux fois par semaine une fois par email et une fois par téléphone.

Bien que les appels soient efficaces, il est important d’avoir une trace de vos tentatives et des échecs de paiement de votre client. Les e-mails sont donc une partie importante du mélange. Vous pouvez également utiliser un logiciel de facturation avec des rappels automatiques pour augmenter le nombre de rappels hebdomadaires de vos clients.

Faites entrer d’autres personnes dans le mix pour exercer une pression. À ce stade, il est juste de contacter le patron de votre client, les investisseurs, les partenaires, le client (si vous êtes un sous-traitant), les employés, etc. Assurez-vous de vous en tenir aux faits, mais dites à ces parties concernées que vous avez du mal à être payé et demandez-leur s’ils peuvent faire quelque chose pour vous aider.

Prendre une mesure supplémentaire pour formaliser et documenter votre grief est une étape nécessaire si vous décidez de poursuivre votre client. Même si vous n’avez jamais l’intention de poursuivre, la menace peut suffire à les pousser à agir.