Pourquoi mettre en place des circuits de validation des achats en entreprise ?

BME-consulting

Avec l’utilisation du commerce électronique, de nouveaux liens entre les entreprises, le Business to Business, ont fait leur apparition pour en générer de nouvelles applications technologiques. En font partie l’eprocurement.

L’e-procurement

La gestion des achats devient un grand enjeu stratégique et l’e-procurement est davantage utilisé dans les entreprises et de l’Administration, pour la dématérialisation des achats publics. Comme solution eAchat, l’approvisionnement en ligne est une pratique incontournable pour la gestion et l’optimisation des activités d’approvisionnement. Ainsi, l’approvisionnement en ligne fait partie des fonctions d’entreprise. Dans la pratique, l’e-procurement modifie en profondeur les comportements des acheteurs et des vendeurs. Cet approvisionnement en ligne optimise et rationalise la fonction achat ainsi que les modes d’approvisionnement, par internet. Il a pour but la réduction des coûts et des délais de traitement des commandes. Il se base sur des catalogues en ligne de l’entreprise ou aux fournisseurs. L’e-procurement se distingue de l’EDI ou Echange de Données Informatisé, qui désigne une technique d’échange automatisé. Celui-cui concerne des données prédéfinies et structurées entre les systèmes d’information de clients et leurs plus grands fournisseurs. Son coût de gestion étant très élevé, il demeure l’exclusivité des grandes entreprises. L’e-procurement est également différent du e-sourcing, la Sourcing Force. Celle-ci permet d’optimiser en amont l’achat, en rendant standard et en automatisant la recherche, le choix et la négociation avec les fournisseurs, pour améliorer la qualité de l’information de l’acheteur professionnel.

Les éléments qui composent l’e-procurement

Il formalise tous les processus d’achats de l’entreprise via la mise à plat des processus existants, leur analyse et leur simplification. Il définit le workflow ou le circuit d’approbation et de validation de la commande. Il intègre l’outil d’approvisionnement en ligne dans un système d’information de l’entreprise. Cela génère un gain de temps, évite bon nombre d’erreurs et facilite le pilotage des achats. Il autorise chaque collaborateur habilité de formaliser lui-même sa demande d’achat, via l’accessibilité et l’usage de catalogues privés. Comme conséquences, l’e-procurement optimise la chaîne de production par la modification des pratiques d’achats. L’entreprise pourra ainsi réorganiser la fonction achat et simplifier les démarches à suivre. L’e-procurement simplifie la gestion administrative par la centralisation des processus d’achat vers un seul service ou une seule personne. Il économise également les coûts liés au traitement des commandes, réduit les achats inutiles, donne plus de visibilité pour une meilleure maîtrise des dépenses. Au final, c’est le département « Achat » lui-même qui se retrouve optimisé.

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