Pour mieux se consacrer aux activités de leurs entreprises ou apporter une réelle satisfaction à leurs clients, plusieurs chefs d’entreprise choisissent de décentraliser leur pouvoir à certains services de l’entreprise. C’est notamment le cas du secrétariat qui se voit de nos jours décentralisé. Qu’est-ce que la décentralisation dans une entreprise? Et quels sont les pouvoirs du secrétariat décentralisé?

Qu’est-ce que la décentralisation dans une entreprise?

La décentralisation dans une entreprise est l’ensemble des procédures d’organisation et de gestion qui consiste à céder des pouvoirs de décision aux niveaux hiérarchiques inférieurs. En effet, les services qui sont sous l’ordre de la plus haute autorité hiérarchique sont délégués pour prendre des décisions importantes au nom de ce dernier et ceci pour le bon fonctionnement de l’entreprise. On distingue deux types de décentralisation:

• la décentralisation verticale qui prend en compte le côté formel du pouvoir en déléguant des pouvoirs de décision depuis le sommet stratégique vers la base (l’échelon supérieur vers l’échelon inférieur) tout en restant dans la ligne hiérarchique
• la décentralisation horizontale quant à elle met l’accent sur le pouvoir informel. La cession du pouvoir va à des personnes extérieures à la ligne hiérarchique.

Les deux formes de décentralisation mettent en jeu le transfert de pouvoir, mais de manière très différente.

Quels sont les pouvoirs du secrétariat décentralisé?

Dans les entreprises, surtout les PME, le service le plus décentralisé est celui du secrétariat compte tenu des nombreuses responsabilités auxquelles font face le supérieur hiérarchique et son manque de temps à répondre à toutes les tâches administratives en même temps. Il peut donc décider de céder certains de ses pouvoirs à la télé secrétaire (secrétaire décentralisé) afin que cette dernière fasse ses tâches, et prenne en son nom et au nom de l’entreprise des décisions assez importantes. Il s’agit donc de céder des pouvoirs décisionnels pour que toutes les tâches liées au secrétariat soient effectuées à distance. Ainsi, le rôle du secrétariat décentralisé est :

• de gérer la permanence téléphonique : ne pouvant pas répondre à tous les appels entrants et sortants, encore que bon nombre de ceux-ci ne sont pas d’ordre professionnel, le chef d’entreprise donne pouvoir à la télé secrétaire de gérer cette grosse partie du travail. Ce dernier se chargera de filtrer les messages en mettant de côté ceux qui sont néfastes et adresser ceux qui sont importants
• d’organiser l’agenda et de gérer les rendez-vous : la télé secrétaire est bien en mesure, même à distance de prendre en charge cette mission de gestion de votre agenda ou de vos rendez-vous. À vous de confirmer ou d’annuler ces rendez-vous à tout moment
• de gérer les tâches administratives : dans le but de gagner du temps, générer plus de valeur ajoutée, rien qu’en se consacrant à l’essentiel, cette partie du travail est aussi donné à la télé secrétaire qui se charge de la paperasse (classement, archivage, payement des factures, relance des impayés, etc.).

En somme, déléguer certains pouvoirs à la télé secrétaire vous permet de vous concentrer sur votre expertise et d’éviter certaines difficultés administratives et de bénéficier d’une souplesse totale et d’une flexibilité incomparable.