Préparer une offre est une tâche délicate, et la vérité est qu’il n’ya pas de modèle éprouvé à suivre chaque fois que vous enchérissez pour un contrat. Tous les éléments, des questions à la notation et à la pondération, seront différents pour chaque offre. Chaque offre est différente et votre réponse devrait l’être également.Bien qu’il n’existe pas de modèle parfait, il existe d’excellents conseils et des étapes spécifiques à suivre pour vous assurer que votre réponse à l’appel d’offres montre ce que vous pouvez faire et que le pouvoir acheteur en prend vraiment acte.

Étudiez le document d’appel d’offres

Votre proposition devrait être motivée par le document d’appel d’offres. C’est votre guide pour remporter le contrat. Cela signifie lire attentivement la spécification ; noter les essentiels puis la relire à nouveau. Le document d’appel d’offres doit vous indiquer tout ce dont vous avez besoin de savoir sur la manière dont l’acheteur souhaite recevoir votre offre. Cela inclut le processus d’achat qui sera utilisé, la façon dont vous serez évalué et noté, et comment le contrat sera attribué.

Préparez la rédaction de la réponse à votre offre

Prévoyez suffisamment de temps pour rédiger et soumettre votre offre à l’aide de la mémoire technique que vous allez rédiger. Cela prendra plus de temps que vous ne le pensez et une façon sûre de vous disqualifier immédiatement est de soumettre une réponse tardive.Cela pourrait également valoir la peine d’inclure une lettre de couverture avec votre offre qui répond à l’invitation à soumissionner, résume votre message principal et explique comment les documents sont organisés.Votre lettre d’accompagnement pourrait inclure :

• l’objet et l’origine de l’offre
• un résumé de votre travail en tant qu’entrepreneur, votre expérience antérieure et vos références pour ce travail
• des précisions sur la manière dont vous effectuerez le travail et comment et quand les objectifs du client seront atteints

Rédigez l’offre pour correspondre aux besoins de l’adjudicateur

Bien que chaque offre soit unique, il existe quelques astuces qui, si vous les gardez à l’esprit lors de la rédaction d’une réponse, devraient vous être très utiles pour chaque enchère que vous écrivez.Pour ce faire, planifiez un calendrier qui vous aidera à rédiger votre offre et assurez-vous de vous y tenir. Cela vous permet de travailler à partir de la date limite de soumission finale, de vous assurer que toute la documentation est en ordre et à jour et de laisser suffisamment de temps pour la relecture avant de la soumettre.

La soumission d’une offre prend souvent plus de temps que vous ne le pensez. Veillez toujours à ce que votre réponse soit prête à être envoyée au plus tard un jour ou deux avant la date limite, par sécurité.

La première chose que vous voudrez faire lors de la rédaction de votre réponse à un appel d’offres est de décrire ce que vous avez à proposer ; combien cela peut coûter et combien de temps durera le projet.Tout cela est crucial, mais il manque une chose, le bénéfice. Bien qu’il soit absolument fondamental d’énumérer les caractéristiques de votre produit ou service, vous devez quand même vanter les bénéfices que votre entreprise offre.