En vue de réduire les problématiques liées à l’archivage des documents papiers, de nombreuses entreprises préfèrent se tourner vers l’archivage électronique. En effet, cette solution numérique permet de simplifier le traitement de l’information et de minimiser les contraintes associées au papier.

L’archivage électronique : c’est quoi exactement ?

Il s’agit avant tout d’un procédé de conservation de contenus et de documents électroniques, visant à les réunir, à les identifier, à les sélectionner et à les classer sur un support sécurisé. Ainsi, toutes les personnes qui en ont accès peuvent les restituer et les exploiter en cas de besoin. Le contenu étant archivé, il est considéré comme figé et donc, ne pouvant être modifié. Concrètement, l’archivage électronique des documents s’effectue en quatre étapes. Tout d’abord, il y a le versement qui regroupe l’ensemble des opérations permettant de transférer un document de son environnement. Durant ce processus, il importe de s’assurer de l’identification et de l’habilitation de la partie qui verse le document.

L’étape suivante est l’enregistrement des documents sur le système de gestion. Ce denier assurera leur écriture et leur référencement sur des supports de stockage appropriés. La gestion des documents archivés est l’étape suivante. Elle comprend les éventuelles régénérations et les migrations dédiées à préserver l’intégrité des documents sur la durée. Elle peut aussi comprendre les suppressions des documents ayant atteint le terme de la durée de conservation prescrite, ou le changement du système informatique de gestion. Enfin, la restitution des documents archivés est la dernière étape sans oublier l’intégration des métadonnées, et la signature électronique.

Les avantages de recourir à ce type de système

Recourir à l’archivage numérique des documents permet de profiter de nombreux atouts. En effet, il offre la possibilité de supprimer les coûts liés à l’usage du papier, c’est-à-dire l’envoi, l’impression, le classement, la reproduction, etc. De plus, il permet de simplifier le partage d’informations au sein de l’entreprise ainsi que la manipulation des documents. Par ailleurs, les changements apportés par ce nouveau système de conservation de données et leur accessibilité, offrent un gain de temps considérable. C’est pour cette raison que la plupart des enseignes ont tout intérêt à archiver leurs documents sous format électronique, suite à la publication de l’Article 1316-1 en mars 2000.

L’article stipule que les documents numériques peuvent désormais servir de preuve au même titre qu’un écrit sur papier. De plus, l’archivage permet de garder l’intégrité des données. Comme mentionné un peu plus haut, le contenu est figé et donc non modifiable. Il est également intéressant pour faciliter l’accès aux archives, bien qu’il s’agisse d’une solution différente d’une gestion électronique de documents. Aussi, les entreprises peuvent produire rapidement un document indispensable à un audit, un contrôle administratif. Le cas échéant, elles peuvent redémarrer leur activité sans encombre après un sinistre par exemple.