Étape décisive dans la vie d’une entreprise, le déménagement représente une excellente occasion pour prendre un nouveau départ et revaloriser les valeurs de l’entreprise dans un local plus spacieux, plus agréable à vivre et plus favorable à l’épanouissement personnel des employés. Cependant, PME ou PMI, le déménagement ne se fait pas en quelques jours, car il s’agit d’un long processus impliquant une bonne organisation et toute une série de dispositions à prendre.

Pour vous donner une estimation du temps que cela va prendre, comptez :

• 4 semaines de préparation si l’entreprise emploie moins de 100 personnes,
• 8 à 12 semaines si l’effectif est compris entre 100 et 300 salariés,
• Environ 6 mois ou plus pour les entreprises comptant plus de 300 collaborateurs.

Si vous n’avez pas encore établi un créneau, envisagez le déménagement de votre entreprise au moment des vacances scolaires d’été ou d’hiver.

Sur la question des dépenses à prévoir, cela dépend du cas de chaque entreprise. Néanmoins, le déménagement d’un poste coûte 200 à 2000 CHF, frais de transport du mobilier inclus.

Pour vous aider à organiser le déménagement de votre entreprise, nous avons listé les différentes étapes à suivre pour que tout se passe dans les meilleurs des cas.

1.     Effectuer un audit

Dès que vous envisagez de prendre de nouveaux locaux, effectuez un audit de votre future adresse, bien avant la signature du contrat de bail ou d’achat. Vérifiez la surface habitable, les aérations, la climatisation, l’ensoleillement, les risques de sécurité, bref tous les éléments pouvant engendrer des dépenses supplémentaires que les agents immobiliers ne mentionneront pas ou édulcoreront.

2.     Revoir les termes de l’ancien bail avant de donner un préavis

Avec l’aide de votre service juridique ou d’un consultant, relisez avec adresse les termes du bail commercial pour définir le moment le plus approprié pour donner un préavis au propriétaire. Certains contrats exigent 6 mois de préavis, c’est pourquoi il faut prévoir le départ en avance. Le non-respect de ce délai peut déboucher sur le paiement de l’équivalent en loyer de la durée de préavis.

3.     Confier le déménagement à des responsables

Parce qu’un déménagement s’accompagne de bon nombre de travaux à réaliser et de dispositions à prendre, l’aide de quelques délégués nommés à titre temporaire peut être fortuite.

Il est vivement conseillé de confier la tâche de l’organisation et du suivi du déménagement de l’entreprise à un de vos collaborateurs. En procédant ainsi, vous serez allégé, car il lui appartiendra de coordonner toutes les activités relatives au déménagement. Avec ses rapports réguliers sur l’avancée du processus, vous serez toujours informé du déroulement du projet.

4.     Communiquez en interne

Le déménagement d’une entreprise ne concerne pas uniquement les cadres et la sphère décisionnelle. Par respect et considération envers tous vos employés, informez-les du projet de déménagement et prenez le temps d’expliquer les raisons et les objectifs de celui-ci. Dans le cas où vous négligez cette phase, des incompréhensions et des malentendus peuvent se créer facilement, ce qui est particulièrement dangereux pour une entreprise en cours de déménagement.

La communication, c’est le mot d’ordre. Quelques mois avant le déménagement, organisez des réunions d’information, demandez aux délégués, cadres intermédiaires et chefs d’équipe d’informer leurs collaborateurs, partagez l’information à travers les affiches, les notes et même sur le site de l’entreprise.

Il est primordial de rassurer les employés qui devront se confronter au changement prochain ainsi qu’à de nouvelles conditions de travail.

5.     Communiquez avec vos clients et vos partenaires

Les institutions qui collaborent avec votre entreprise, les clients et les autorités administratives doivent être tenues informées de votre déménagement pour qu’ils puissent vous contacter et poursuivre les partenariats.

6.     Ce qu’il faut savoir sur le nouveau local

Sur ce point, certaines questions nécessitent une réponse. Quels sont les différents modes d’accès au nouveau local ? Y a-t-il des travaux à entreprendre ; si oui, de quelle envergure ? Cette étape doit s’effectuer quelques mois à l’avance, car les travaux peuvent durer des semaines. Et il est hors de question d’accueillir employés, partenaires et clients dans un chantier.

7.     Quid de vos anciens locaux

Encore une fois, cette tâche est à effectuer plusieurs semaines avant votre départ. Comparez l’état des lieux dans le bail et l’allure actuelle du local, puis déterminez les différentes réparations que vous devez entamer avant de remettre les clés.

8.     Renouveler vos matériaux et vos mobiliers

Le déménagement est une excellente opportunité pour renouveler le mobilier de bureau ainsi que les outils informatiques utilisés.

En choisissant de nouveaux meubles, optez pour ceux qui s’adaptent au mieux à l’espace et à la forme de votre nouveau local. Sachez que vous réaliserez une belle économie dans le cas où les frais de livraison du nouveau mobilier sont inférieurs au frais de transport demandé par les déménageurs.

Il en est de même pour toute l’artillerie informatique. Avec un parc plus performant et moins vorace en énergie, vous réduirez votre facture d’électricité tout en augmentant le rendement de travail. Néanmoins, il faudra étudier soigneusement vos dépenses habituelles afin de déterminer si le recours aux équipements à la pointe de la technologie vous est bénéfique.

Quitte à investir dans le changement, consultez des prestataires qui vous proposeront des outils informatiques plus adaptés aux pratiques et aux activités de votre entreprise. Si possible, revoyez votre méthode de travail afin d’augmenter votre rendement de production.

9.     Mettre des étiquettes indiquant les postes

Une fois installé dans les nouveaux locaux, tout le monde doit être capable de trouver facilement son poste et son emplacement.

Pour ce faire, mettez des étiquettes sur le mobilier et les outils de chaque employé tout en indiquant l’emplacement des différents services ou départements. Cela vous évitera de perdre des heures en séance d’orientation.

Le premier jour sera d’autant plus facile si vous soumettez un plan avec les indications sur l’emplacement des postes à tous les employés pour qu’ils ne tournent pas dans tous les sens à leur arrivée.

10. Nettoyer votre ancien bureau

Demandez à un professionnel, comme l’entreprise Bleu déménagement à Neuchâtel, par exemple, de nettoyer votre ancien local selon les normes imposées par la régie après que vous ayez quitté les lieux.

1. Établir un système de suivi

Dans les premiers mois suivant votre installation, mettez en place un organe chargé des problèmes relatifs au déménagement, comme les pertes d’équipements, la gestion des craintes ou des réclamations, etc.