Dans le cadre de la commémoration d’un jour important ou pour le lancement d’un nouveau produit, de nombreux dirigeants décident d’organiser une fête dans les locaux de leurs entreprises. Ce genre d’évènements exige une bonne préparation. Les organisateurs devront régler plusieurs détails afin de valoriser l’image de marque de l’enseigne.

Les préparatifs à ne pas omettre

Les responsables devront tout d’abord définir la nature de l’évènement en fonction des objectifs. Cela permettra d’estimer le budget nécessaire et de dresser une liste des invités. Une conférence serait l’idéal pour le lancement d’un nouveau produit ou pour annoncer une fusion ou une acquisition. Lorsqu’il est question de célébrer une occasion particulière, les dirigeants ont généralement une préférence pour les soirées dansantes.

Dans tous les cas, il faudra aussi préparer une collation ou un dîner pour les convives. La société doit absolument louer les services d’un traiteur. Plusieurs solutions se présentent aux organisateurs. Si l’objectif est de partager un moment convivial entre les collègues, un buffet est bien plus conseillé. Par contre, si l’on souhaite préserver son image en tant qu’hôte, il vaut mieux opter pour des plats servis.

La décoration du lieu de réception mérite également l’attention du dirigeant. Dans le cadre d’une festivité quelconque, on peut se permettre toutes les excentricités. Néanmoins, si on invite ses partenaires ou des clients importants, la sobriété est le maître mot. Si l’on organise une conférence ou un colloque, on ne doit surtout pas oublier les supports PLV. Les « beach flags » et les kakémonos serviront à valoriser l’identité visuelle de l’établissement. Ces éléments donnent aussi les moyens de marquer les esprits.

Les petits détails que les organisateurs oublient souvent

Hormis les grands points abordés plus haut, il existe également quelques détails auxquels les organisateurs ne pensent pas toujours. Bien trop souvent, les responsables oublient de louer des équipements de sonorisation. Pourtant, le dirigeant fera un discours lors de ce type d’évènement. Cette prise de parole est particulièrement importante.

Pour ne pas gâcher ce moment, la location de matériel sonore est indispensable. Les prestataires ne se contenteront pas d’installer des enceintes. Ils réaliseront tous les réglages et ils s’assureront qu’aucune distorsion ne se fasse entendre.

D’ailleurs, les besoins en sonorisation varient en fonction de la taille de la pièce et de l’architecture du bâtiment. D’autres équipements supplémentaires pourraient être requis afin que les invités vivent une expérience inoubliable.

Un prestataire audiovisuel fournira aussi toutes les fournitures nécessaires pour une projection sur écran géant. Lors des évènements « corporate », il est courant qu’une vidéo de présentation de produits soit diffusée. Il faudra également préparer une vidéoconférence si l’un des intervenants ne peut pas se déplacer. Actuellement, tout cela est à la portée des chefs d’entreprise en contactant une société spécialisée.